Organiser un événement de qualité demande avant tout une planification et une gestion rigoureuses. De l’identification de l’objectif au dernier post sur les réseaux sociaux, en passant par les contenus et la logistique chaque étape compte.
Cet article ne se veut pas exhaustif, il reprend seulement les grandes lignes du rôle du communicant « chef d’orchestre » qui ne fait pas que boire du champagne comme certains aiment encore à le faire croire. 😉
La préparation en amont
La préparation est la pierre angulaire de tout événement réussi. En amont, le communicant doit s’assurer que tous les aspects logistiques et de contenu sont parfaitement planifiés. Cela comprend la sélection du lieu, la gestion des invitations, la coordination avec les prestataires et la préparation du matériel nécessaire.
a. La logistique
Choisir un lieu approprié, réserver l’équipement nécessaire, et organiser les transports.
b. Les contenus
Préparer les discours, les présentations et tout le matériel de communication.
c. Les invitations
Créer et envoyer les invitations, et gérer les réponses.
Conseil pratique : Utilisez un outil de gestion de projet pour suivre toutes les tâches et deadlines. Cela permet de ne rien oublier et d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancée de la préparation. Assurez-vous également d’avoir des plans de secours pour les imprévus.
Le rôle de chef d’orchestre le jour J
Le jour de l’événement, le communicant devient le chef d’orchestre, assurant que tout se déroule sans accroc. Il doit gérer les demandes des prestataires et des invités, superviser l’accueil et veiller à ce que l’événement soit documenté par des photos et vidéos.
a. Gestion des prestataires et invités
Coordonner les intervenants, gérer les imprévus, et s’assurer que chaque participant est bien pris en charge.
b. Supervision générale
Veiller à ce que chaque aspect de l’événement se déroule comme prévu, que chacun soit bien à sa place de l’installation à la clôture.
c. Reportage
Prendre des photos et vidéos pour immortaliser les meilleurs moments de l’événement.
Conseil pratique : Créez un planning détaillé du déroulement de la journée, avec les horaires précis pour chaque activité. Attribuez des rôles spécifiques à votre équipe pour que chacun sache exactement ce qu’il doit faire. Ayez toujours une trousse de secours à portée de main pour les petits incidents (piles, clé USB, ciseaux, scotch, colle, feutre, corde, pharmacie …)
L’importance du post-événement
Après l’événement, le travail n’est pas terminé. Le communicant doit partager les moments forts sur les réseaux sociaux, superviser le démontage et le rangement, et organiser un retour d’expérience en interne.
a. Partage sur les réseaux sociaux
Publier des photos et vidéos pour maximiser la visibilité et l’impact de l’événement.
b. Démontage et rangement
S’assurer que tout le matériel est bien rangé, stocké en bon état au bon endroit….
c. Retour d’expérience
Analyser ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour les prochains événements.
Conseil pratique : Envoyez un questionnaire de satisfaction aux participants pour recueillir leurs retours. Cela vous donnera des insights précieux pour améliorer vos futurs événements. Organisez également une réunion de débriefing avec votre équipe pour discuter de ce qui a bien fonctionné et des points à améliorer.
Organiser un événement réussi demande une planification minutieuse, une gestion efficace le jour J et un suivi rigoureux après l’événement. En suivant ces étapes, vous pouvez créer des expériences mémorables pour vos invités et maximiser l’impact de votre communication.
Si vous avez besoin d’aide pour organiser votre prochain événement, n’hésitez pas à me contacter ! #LaComEstUnMetier
